Beter omgaan met informatie dankzij een DMS-systeem

De hoeveelheid data, documenten en informatie die in een onderneming rondgaat, lijkt dag na dag toe te nemen. Het is een gevolg van de kenniseconomie en van de vele digitale innovaties die informatieoverdracht eenvoudiger hebben gemaakt. Maar dit kan ook uitdagingen met zich meebrengen. Hoe blijf je je weg vinden door al deze gegevens? Hoe zorg je dat je grip blijft houden op deze data? En hoe voorkom je dat informatie niet of onvoldoende wordt aangewend? Een DMS of document management systeem is misschien wel dé oplossing.

Kerst 2020Kerst 2020

Wat is een DMS?

Een DMS of een documentmanagementsysteem centraliseert de opslag van documenten, terwijl er aan documenten beschrijvende metadata wordt toegevoegd zodat ze eenvoudiger te vinden zijn. Voorbeelden daarvan zijn de auteur, de datum, de categorie, de status en de omschrijving. De centralisering wil niet automatisch zeggen dat de documenten daadwerkelijk in een centrale database hoeven te worden opgeslagen. Het komt zelfs steeds vaker voor dat de documenten op een andere netwerklocatie staan, maar dat deze locatie via de database vlot toegankelijk is.

Met andere woorden is een DMS een centrale bron waarmee je alle informatie beheert en structureert. Maar het kan ook meer dan enkel dat. Een moderne DMS helpt namelijk te garanderen dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt. Een DMS-systeem beschikt dan ook over allerlei tools om informatie- en documentenstromen te organiseren. Meer over een DMS en documentmanagement lees je op de website document management | Dynamic Consultants.

Voor wie is een DMS nuttig?

Voor steeds meer mkb-bedrijven is een DMS een meerwaarde. Organisaties die nood hebben aan een DMS-remedie, hebben vaak een aantal herkenbare symptomen. Zo halen ze meestal niet het maximum uit de informatie en moeten medewerkers te lang zoeken naar informatie, als ze deze informatie überhaupt al vinden. Meer structuur in de mappen en systemen brengt daarbij vaak geen verlichting. Informatie blijft ook veel te lang liggen of wordt zelfs niet behandeld. Door een gebrek aan structuur lopen de faalkosten dan ook op.

Ook voor ondernemingen die veel persoonsgegevens verwerken, is een DMS nuttig. Persoonsgegevens als personeelsdossiers mogen namelijk maar gedurende een beperkte tijd bewaard worden. Betrokkenen hebben het recht om deze persoonsgegevens in te zien of om rectificaties te laten uitvoeren. Het is een heuse karwei om dit manueel te doen. Met een DMS kan je dit automatiseren en bijvoorbeeld bepalen dat persoonsgegevens na afloop van een ingestelde bewaartermijn automatisch worden verwijderd. Of je maakt heel eenvoudig een export van alle documenten die betrekking hebben op een persoon en die persoonsgegevens bevatten. Daarenboven helpt een DMS om datalekken te voorkomen, bijvoorbeeld omdat je gebruikers op verschillende niveaus toegang kan verlenen en zo de toegang tot persoonsgegevens kan beperken.

De logische keuze voor een DMS

Een DMS heeft duidelijk heel wat voordelen te bieden. Het helpt je om greep te krijgen op de digitale documenten en het zorgt ervoor dat je efficiënter werkt, waardoor de (faal)kosten afnemen. Bovendien kan je veel efficiënter en eenvoudiger samenwerken en is het veilig in gebruik. Het voldoet aan de strenge AVG-regels en het is eenvoudig te integreren in andere applicaties, zoals een CRM- of een ERP-systeem.

ComputerComputer
Laat een reactie achter

Uw e-mail adres zal niet worden gepubliceerd